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Business Process Automation (BPA)

Mitarbeiter: Linda Tucci und Christina Torode

Business Process Automation (BPA), zu Deutsch Geschäftsprozessautomatisierung, ist der Einsatz von Technologie zur Vervollständigung von Geschäftsprozessen mit minimalen menschlichen Eingriffen. Ein Geschäftsprozess ist eine Aktivität oder eine Reihe von Aktivitäten, die dazu dienen, ein bestimmtes Unternehmensziel zu erreichen, wie zum Beispiel die Lieferung eines Produkts an einen Kunden oder die Einstellung eines neuen Mitarbeiters.

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Ein Geschäftsprozess beginnt oft mit einer Handlung, zum Beispiel der Einreichung einer Mitarbeiterkostenabrechnung. Der eingereichte Bericht löst eine Reihe von vordefinierten Workflow-Schritten aus, die mit der Rückerstattung der Spesen an den Mitarbeiter enden. Das Ziel von BPA ist es nicht nur, manuelle Arbeit zu automatisieren, sondern auch, die Workflow-Schritte, aus denen der Prozess besteht, zu vereinfachen und zu verbessern: Wenn ein Geschäftsprozess automatisiert wird, werden Schritte im bestehenden Workflow, zum Beispiel E-Mail-Ketten und Dokumententransfers, eliminiert.

Merkmale von Business Process Automation (BPA)

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen führt zu Effizienz und Standardisierung, was geschäftliche Vorteile mit sich bringt, darunter höhere Produktivität, niedrigere Kosten, höhere Einnahmen und besserer Kundenservice.

Die Befreiung des Menschen von sich wiederholenden Aufgaben, die besser von Maschinen erledigt werden, spart Zeit und verringert die Fehlerquote, vorausgesetzt, die Prozessschritte sind klar definiert, unterliegen einer begrenzten Interpretation und Ausnahmen – Fälle, in denen ein menschliches Eingreifen erforderlich ist – werden vom BPA-System den richtigen Personen zur rechtzeitigen Lösung mitgeteilt. Die Workflow-Automatisierung untergeordneter Aufgaben sorgt dafür, dass sich die Mitarbeiter auf höherwertige Arbeiten konzentrieren können.

Durch die Zentralisierung eines automatisierten Geschäftsprozesses gewinnen Unternehmen auch Transparenz in ihren Arbeitsabläufen. Es gibt eine BPA-Software, die Unternehmen die Möglichkeit gibt, alle Prozessschritte auf einem Dashboard zu sehen, wodurch der Status der Prozessaktivitäten, von der Aufgabenüberprüfung bis zum Genehmigungsprozess, sichtbar wird. Die Automatisierung kann auch sicherstellen, dass Compliance-Vorschriften eingehalten werden.

BPA hat im Zuge der Digitalisierung an Bedeutung gewonnen. Die digitale Transformation hängt von Prozessautomatisierung ab, die oft mit der Umwandlung von Informationen in computerlesbare Formate beginnt, die dann Teil der unternehmensweiten Automatisierung werden.

Ein Teilbereich von BPM

BPA kann eine eigenständige Initiative oder Teil einer größeren, übergreifenden Business-Process-Management-Strategie (BPM) sein. Die Begriffe BPA und BPM werden manchmal synonym verwendet. Beide zielen darauf ab, Unternehmen dabei zu helfen, ihre organisatorischen Ziele durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen besser zu erreichen.

Wie ihre Namen schon sagen, sind ihre Aufgabenbereiche allerdings unterschiedlich: BPA konzentriert sich darauf, wie die Automatisierung einen Geschäftsprozess vereinfachen und rationalisieren kann. BPM, das Automatisierung umfassen kann oder auch nicht, setzt eine Vielzahl von Methoden ein, um Ende-zu-Ende-Geschäftsprozesse zu entdecken, zu modellieren, zu analysieren, zu ändern und zu optimieren.

Bei BPM werden Geschäftsprozesse kollektiv verwaltet, um nicht nur die Fehlerquote zu senken und die Effizienz des Arbeitsablaufs zu verbessern, sondern beispielsweise auch um die Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären und die Fähigkeit der Organisation zur Anpassung an sich ändernde Geschäftsziele zu erhöhen. BPM ist selbst eine Teilmenge des Infrastrukturmanagements, das die operativen Kernkomponenten einer Organisation wie Prozesse, Ausrüstung und Daten pflegt und optimiert.

Schritte zur Automatisierung von Geschäftsprozessen

Bevor man mit einem BPA-Projekt beginnt, ist es entscheidend zu verstehen, wie der bestehende Prozess funktioniert, warum er ein guter Kandidat für die Automatisierung ist und wie er geändert werden sollte. Hier sind einige notwendige erste Schritte:

Analysieren Sie das Bedürfnis für Business Process Automation. BPA verändert die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, und erfordert daher das Einverständnis der wichtigsten Interessengruppen. Der Umfang der Automatisierung bestimmt den Grad des Engagements der Geschäftsleitung, der für eine BPA-Bemühung erforderlich ist. Mitarbeiter, die möglicherweise befürchten, dass die Automatisierung ihren Arbeitsplatz vernichtet, müssen ebenfalls auf dem Laufenden gehalten werden. Unabhängig davon, ob das BPA-Projekt so einfach ist wie die Umwandlung eines Papierformulars in ein elektronisches Format und dessen Weiterleitung an die entsprechenden Mitarbeiter, oder ob es sich um eine transformative Automatisierung zur Unterstützung eines neuen Geschäftsmodells handelt, müssen die von der Automatisierung betroffenen Mitarbeiter auf den neuen Arbeitsablauf geschult werden und den geschäftlichen Nutzen der BPA-Technologie verstehen.

Analysieren Sie Prozesse, die sich für eine Automatisierung eignen. Es ist schwierig, dorthin zu gelangen, wo man hin will, wenn man nicht weiß, wo man anfängt. Bevor Sie ein Automatisierungs-Tool einsetzen, ist es wichtig zu wissen, was der bestehende Prozess beinhaltet. Das Verständnis bestehender Geschäftsprozesse und der für sie geltenden Geschäftsregeln wird jedoch für viele Unternehmen nicht einfach sein. In einem Harvard Business Review 2018 mit dem Titel Before Automating Your Company's Processes, Find Ways to Improve Them stellt der Experte für Geschäftsprozessinnovation Thomas Davenport fest, dass das Prozesswissen in vielen Fällen „recht gering ist“. Darüber hinaus sind viele der „Geschäftsregeln [seit] ... Jahren nicht untersucht worden und machen im aktuellen Umfeld keinen Sinn“, schreibt er. Davenport führt das Beispiel einer Geschäftsregel an, die als eine Geschäftsregel beschrieben wird, die das Urteilsvermögen eines Managers erfordert, aber in Wirklichkeit von klar definierten Kriterien abhängt und in einen Algorithmus umgewandelt werden könnte, der konsistentere und bessere Ergebnisse liefert.

Unternehmen erzielen in der Regel den größten Nutzen aus BPA-Projekten, die komplexe, geschäftskritische Prozesse und Fallmanagement-Szenarien automatisieren. Die meisten Experten raten jedoch Unternehmen mit begrenzter Erfahrung in der Automatisierung, klein anzufangen und sich auf wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben, wie zum Beispiel Bestellungen, zu konzentrieren, bei denen die Schritte (einschließlich Ausnahmen) eindeutig und gut verstanden sind.

Identifizieren Sie Prozessschritte, die eliminiert, optimiert und automatisiert werden können. Bevor man bestehende Prozesse automatisiert, sollte man prüfen, wo er verbessert werden kann oder wie er geändert werden sollte. Ansonsten beschleunigt man lediglich bestehende Fehler. Es gibt einige Debatten hierüber, insbesondere in Unternehmen, die schnelle Erfolge durch Automatisierung anstreben. Im Allgemeinen sind BPA-Experten der Meinung, dass ein bestehender Prozess nicht automatisiert werden sollte, ohne zu analysieren, wie er effektiver gestaltet wird, und ohne Input von wichtigen Interessengruppen. Laut dem Softwareentwickler James Highsmith III haben erfolgreiche Automatisierungsprojekte Input aus verschiedenen Quellen, darunter Geschäftsanalysten, Entwicklungsteams und IT.

Welche Geschäftsprozesse können automatisiert werden?

Automatisierbare Geschäftsprozesse zeigen sich in vielen Unternehmensbereichen, von Management, Betrieb und Lieferkette bis hin zu Personalwesen und IT. Im Allgemeinen sind Aufgaben mit hohem Volumen, wiederkehrenden und zeitkritischen Aufgaben, an denen mehrere Personen beteiligt sind und die die Einhaltung von Vorschriften und Prüfpfaden erfordern, gute Kandidaten für eine Automatisierung.

Hier ist eine Auswahl von Geschäftsprozessen, die von der Automatisierung profitieren.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Die Eingliederung eines neuen Mitarbeiters ist ein wichtiger Geschäftsprozess, der viele einfache, aber sorgfältige Aufgaben umfasst, vom Ausfüllen von Mitarbeiterformularen und der Planung von Schulungen bis hin zum Ausfüllen von Steuerunterlagen und der Einrichtung von Bankkonten. Die Automatisierung des Prozesses eliminiert einen Großteil des Papierkrams, stellt sicher, dass alle Schritte abgeschlossen werden und hält die zuständigen Manager und Mitarbeiter auf dem Laufenden.

IT-Service-Desk-Unterstützung: Das Volumen der eingehenden IT-Tickets übersteigt in der Regel die Kapazität des IT-Personals, diese zu bearbeiten. Automatisierungssoftware kann eingehende Tickets analysieren, klassifizieren und an das zuständige Support-Personal weiterleiten, Kunden Serviceaktualisierungen zur Verfügung stellen und IT-Mitarbeiter unter anderem auf Probleme aufmerksam machen, die aus Compliance-Gründen sofortige Aufmerksamkeit erfordern. Fortschrittliche automatisierte Helpdesk Tools beinhalten künstliche Intelligenz (KI) zur Vorhersage, Verwaltung und Lösung gängiger Benutzerprobleme.

Marketingautomatisierung: Software zur Marketingautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, Kunden mit automatisierten Marketingbotschaften über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Websites, soziale Medien und Textnachrichten anzusprechen, um Leads zu generieren. Die Technologie ist ein Segment des Customer Relationship Management (CRM) und wird in der Regel von Marketingabteilungen eingesetzt, um sich wiederholende Aufgaben aus den Arbeitsabläufen der Mitarbeiter zu entfernen und die Gesamteffizienz des Marketings zu steigern.

Business Process Automation Tools

BPA umfasst eine breite Palette sowohl etablierter als auch sich schnell entwickelnder Technologien zur Geschäftsprozessautomatisierung. Dazu gehören Workflow Tools, die sich an Geschäftsanwender mit begrenzter Programmiererfahrung richten; Robotic Process Automation (RPA), die Softwareroboter erstellt, welche nachahmen, wie Menschen über die Benutzerschnittstelle mit digitalen Systemen interagieren; und die aufstrebende Disziplin der intelligenten Automatisierung (Intelligent Automation, IA), die Machine Learning (ML) und andere KI-Werkzeuge nutzt, um Automatisierungsmodelle zu trainieren, die sich mit der Zeit verbessern.

Ein relativ neuer Begriff – digitale Prozessautomatisierung (Digital Process Automation, DPA) – hat an Zugkraft gewonnen, da Unternehmen ihre Strategien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit dem größeren Unterfangen der digitalen Transformation verknüpfen.

Darüber hinaus entwickelt sich Business Process Management Software (BPMS) weiter, da führende BPM-Anbieter in diesem Bereich wie Pegasystems und Appian, RPA-, KI- und No-Code/Low-Code-Fähigkeiten hinzufügen. Forrester Research hat den Begriff BPM durch DPA-deep und DPA-wide ersetzt, um die Entwicklung der BPM-Software widerzuspiegeln.

Das Ergebnis dieses sich schnell entwickelnden technologischen Bereichs ist, dass Unternehmen ein, wie Forrester es nennt, „Automatisierungs-Framework“ schaffen müssen, das die verschiedenen Automatisierungswerkzeuge voneinander abgrenzt, den Markthype herausfiltert und versteht, wie sie separat und gemeinsam zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden können.

Diese Definition wurde zuletzt im Juli 2020 aktualisiert

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