Gesamtkostenanalyse - Total cost of ownership (TCO)

In eine Gesamtkostenanalyse (Total Cost of Ownership TCO) fließen die geschätzten Kosten für Anschaffung, Ausrollen, Nutzung und Außerbetriebnahme eines Systems ein. Es wird also der gesamte Lebenszyklus berücksichtigt.

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TCO ist damit eine genauere Einschätzung der tatsächlichen Kosten als der bloße Anschaffungspreis. Gemessen werden direkte und indirekte Ausgaben einschließlich einiger immaterieller Werte.

Zum Beispiel könnten bei der Anschaffung eines Servers hohe Kosten für den Kauf, mittlere Ausgaben für den Support und geringe Kosten für das Systemmanagement (wegen einer modernen Benutzeroberfläche) anfallen. Weitere TCO-Faktoren könnten Reparaturen, Wartung. Netzwerkintegration, Sicherheit und Kreditlinien sein. Der Einkäufer analysiert zudem die immateriellen Werte, denen ein monetärer Wert zugeordnet wird. Dazu zählen etwa der Zeitaufwand für das Systemmanagement, Ausfallzeiten und Versicherungen. Der TCO muss mit den Total Benefits Of Ownership (TBO) verglichen werden, um den tatsächlichen Wert für das Unternehmen zu ermitteln. 

Es gibt verschiedene Methoden und Software-Tools, um den TCO zu messen, aber der Prozess ist nicht perfekt. In vielen Unternehmen gibt es kein einheitliches Herangehen an den TCO. Das ist ein Problem, weil der Einkaufsprozess dann nicht stringent durchgeführt werden kann.

Ein weiteres Problem ergibt sich dadurch, dass die Betriebskosten für IT-Systeme schwer einzuschätzen sind. Oft werden Kostenfaktoren übersehen oder ungenau eingeordnet. Auch können über den Lebenszyklus unerwartete Preissteigerungen auftreten.

Die TCO-Analyse kann die Entwicklung von Kundenbeziehungen mit dem Systemhersteller ebenso wenig vorhersehen wie die Verfügbarkeit von Upgrades.

Trotz alledem ist eine TCO-Analyse lohnend, weil sie besser als andere Methoden die Gesamtkosten eines Systems messen kann.  

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