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Onboarding/Offboarding

Mitarbeiter: Patrick Thibodeau

Das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern sind zwei Kernaktivitäten der Personalabteilung, die zunehmend an Bedeutung gewinnen. Das Onboarding beginnt, sobald ein Bewerber sich bereit erklärt, eine Stelle anzunehmen. Es umfasst alle Schritte, die erforderlich sind, um einen neuen Mitarbeiter erfolgreich einzusetzen und produktiv zu machen.

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Offboarding ist das Gegenteil von Onboarding und beinhaltet die Trennung eines Mitarbeiters von einem Unternehmen. Dies kann einen Prozess zum Austausch von Wissen mit anderen Mitarbeitern beinhalten. Das Ausscheiden von Mitarbeitern in den Ruhestand und die Neigung von Millenials zu regelmäßigen Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt, erfordern die erhöhte Aufmerksamkeit für Onboarding und Offboarding.

Jede wichtige Talentmanagement-Software enthält ein Onboarding-Modul, und es gibt Anbieter, die sich auf Onboarding-Systeme spezialisiert haben. Auch Offboarding-Software ist Teil eines Talentmanagement-Systems. Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern weisen viele Ähnlichkeiten auf. Jeder Prozess erfordert Maßnahmen in Bezug auf Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und verschiedene rechtliche Dokumente sowie die Ausgabe oder Rücknahme von Schlüsseln, Ausweisen, IT-Ausrüstung und Netzwerkzugang.

Warum das Onboarding von Mitarbeitern wichtig ist

Von beiden erhält das Onboarding die größere Aufmerksamkeit der HR-Technologie. In einem angespannten Arbeitsmarkt erfordern die Anwerbung und Ausbildung neuer Mitarbeiter großes Interesse der Arbeitgeber an der Mitarbeiterbindung. Die Society for Human Resource Management (SHRM) weist auf Daten hin, die besagen, dass die Hälfte aller Einstellungen von Führungskräften innerhalb von 18 Monaten scheitert und die Hälfte aller Arbeiter auf Stundenbasis ihren Arbeitsplatz innerhalb von 120 Tagen verlassen. Eine schlechte Einarbeitung trägt einen Teil der Schuld an diesem Problem.

Abbildung 1: Prozessablauf für die Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.
Abbildung 1: Prozessablauf für die Einstellung und Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters.

Ein Unternehmen kann sich einem Kandidaten als fortschrittliches Unternehmen verkaufen, das fortschrittliche Technologien einsetzt. Der Kandidat mag begeistert sein, aber dieses Image kann versehentlich von der Personalabteilung sabotiert werden. Beispielsweise erhält der neue Mitarbeiter sofort einen Stapel Papierformulare zum Ausfüllen und Unterschreiben. Die IT-Abteilung ist mit den Sicherheitsbestätigungen noch nicht fertig. Kritische Schulungen sind nicht vorgesehen. Der neue Mitarbeiter verschwendet Zeit und fragt sich, ob er oder sie die richtige Entscheidung getroffen hat.

Eine vom Human Capital Institute und dem HR-Anbieter Kronos durchgeführte Umfrage ergab, dass die Integration der Mitarbeiter in die Arbeitsplatzkultur, zu der es gehört, sie so schnell wie möglich zu schulen und produktiv zu machen, ein vorrangiges Ziel der Arbeitgeber bei der Einstellung ist. Zu diesem Ziel kann es gehören, einen befreundeten Mitarbeiter oder Botschafter zu ernennen und sicherzustellen, dass die Treffen mit den Managern rechtzeitig geplant werden. Onboarding-Software kann dazu beitragen, diese Organisation und Zusammenarbeit zu erleichtern.

Das Gegenteil von Onboarding: Offboarding

Der Ruhestand der Babyboomer wird manchmal als silberner Tsunami bezeichnet. Dieser Ausdruck wird im Zusammenhang mit der hohen Zahl Pensionierungen der Babyboomer verwendet. Anders ausgedrückt: Viele institutionelle Kenntnisse und Fähigkeiten verlassen die Arbeitnehmerschaft. Ein Offboarding-Prozess kann beginnen, lange bevor ein Mitarbeiter einen Rentenantrag gestellt hat. Ältere Mitarbeiter können gebeten werden, jüngere Arbeitnehmer zu betreuen und bei der Ausbildung jüngerer Arbeitnehmer zu helfen, um den Übergang zu gewährleisten. Software kann diese Schulungsprozesse verfolgen. Ein Teil davon ist möglicherweise im Bereich der Nachfolgeplanungssoftware angesiedelt.

Offboarding soll einen reibungslosen Übergang gewährleisten und die Person, die ausscheidet, dazu ermutigen, Fachwissen weiterzugeben. Die Managementsysteme organisieren alles, was mit einem Ausstieg zu tun hat, und in vielen Fällen kehren das, was beim Onboarding passiert ist, um.

Sowohl beim Onboarding als auch beim Offboarding fungiert die Personalabteilung als Koordinator. Dies bedeutet, dass IT-Manager und -Abteilungen über Änderungen auf dem Laufenden gehalten werden und Zugang zu den Onboarding- und Offboarding-Systemen haben. Die IT-Abteilung muss zum Beispiel sicherstellen, dass ein neuer Mitarbeiter am ersten Tag über Netzwerkzugangsdaten, Ausrüstung und Schulungen verfügt, und später überprüfen, dass der Zugang an der entsprechenden Stelle beendet wird. Möglicherweise muss der Facility Manager Parkplätze zuweisen und den Zugang zum Gebäude ermöglichen. Die Abteilungsleiter werden Schulungen und Besprechungen planen wollen.

Der erste und letzte Eindruck zählt

Onboarding ist zum Teil deshalb wichtig, weil der erste Eindruck zählt. Aber ein gut organisierter und positiver Ausstieg kann ebenso wichtig sein. Ausscheidende Mitarbeiter können als Vollzeitbeschäftigte und/oder als Auftragnehmer zurückkehren. Viele Firmen betrachten ihre ehemaligen Mitarbeiter als Alumni, die neue Geschäftsbeziehungen und Goodwill für das Unternehmen schaffen können. Sie können auch in einen Talentpool aufgenommen werden.

Demografische und personelle Veränderungen können dazu führen, dass dem Onboarding- und Offboarding-Prozess mehr Aufmerksamkeit geschenkt wird. Der Millennial Survey 2018 von Deloitte ergab, dass mehr als 40 Prozent der Millennials planen, innerhalb von zwei Jahren eine Stelle aufzugeben, und weniger als ein Drittel wird nach fünf Jahren in eine andere Stadt ziehen sein.

Die Generation Z, eine Gruppe, die Mitte der 1990er bis Mitte der 2000er Jahre geboren wurde und jetzt ins Erwerbsleben eintritt, hat eine 60-prozentige Chance, innerhalb von zwei Jahren aus dem aktuellen Job auszuscheiden. Nur 12 Prozent planen, länger als fünf Jahre an einem Arbeitsplatz zu bleiben.

Diese Definition wurde zuletzt im September 2020 aktualisiert

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